すぐに使えるOutlook効率化ワザ5選

すぐに使えるOutlook効率化ワザ5選 ├Outlook

オフィスワークをしていると、日々大量のメールが届きますよね。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2020」によると、仕事でメールに費やしている時間は1日2時間29分だそうです。
年間の勤務日を240日とすると、年間約596時間をメールに費やしていることになります。相当な時間ですよね。
また、仕事で最も利用されているメールソフトは「Outlook(Office 365を含む)」(50.52%)だそうです。

そこで、この記事では、Outlookですぐに使えるOutlook効率化ワザ5選を紹介します。
Outlookを使いこなし、仕事の効率化やスキルアップに役立ててください。

ワザ1:メールと予定表の切り替え

上司や部下の予定表を確認するために、予定表を開く機会は多いですよね。
地味に時間を取られるのが、予定表への移動や予定表からメールへの移動です。

これをマウスで操作すると1回あたり2秒程度は時間を取られます。(たかが2秒と思うなかれ。積上げると相当な時間になります。)

メーラーに移動するときは[Ctrl] + [1]、予定表に移動するときは[Ctrl] + [2]を押せば一瞬で画面が切り替わります。

メールを表示:Ctrl + 1
予定表を表示:Ctrl + 2

ワザ2:メールを予定表にコピペせずに反映させる

送られてきたメールを予定表に反映させたいときがありますよね。
そんなときは、メールをドラッグしたまま画面左下の予定表マークでドロップすると、メールの内容が記載された予定表ウインドウが立ち上がります。
コピペも不要なのでかなり便利なワザです。当然、予定表ウインドウから会議設定もできます。また、タスク登録も同じ方法でできます。

メールを予定表に。ドラッグアンドドロップ

メールを予定表に登録:メールを画面左下の予定表マークまでドラッグ&ドロップ

ワザ3:宛先、タイトル、本文の切り替えはtabキーを利用

メールを送付するときには、宛先(ToやCcなど)、タイトル、本文を入力します。
各項目を入力する時に、キーボードから手を放してマウスを持ち、宛先(To)、cc、タイトル、本文の欄をクリックするのが一般的に行われている操作です。

これも地味に時間がかかりますし、面倒ですよね。
ここもショートカットキーを利用しましょう。
[Tab]で下側の項目に移動し(Bcc以外)、[shift]+[Tab]で逆向きに移動できます。

TabとShift Tab

下側の入力項目に移動するとき:Tab
上側の入力項目に移動するとき:Shift + Tab

ワザ4:宛先入力もマウスを使わない

新規でメールを作成して宛先を入力するときには、”宛先”をクリックしてアドレス帳から検索することも多いと思います。
ただアドレス帳から検索すると、ステップ数も多く手間がかかります。

そこで、入力欄だけでメールアドレスを入力してしまいましょう。
やり方は2つあります。

オートコンプリート機能を利用

会社でオートコンプリート機能の利用を制限されていない場合には、オートコンプリート機能を利用しましょう。
オートコンプリート機能を利用することで、宛先のメールアドレスの一部や名前の一部を入力すると自動的に送信先メールアドレスが表示されます。

<オートコンプリート機能の利用方法>
1.「ファイル」から「オプション」をクリックし、左枠内の「メール」を選択
2.「メッセージの送信」の中にある「オートコンプリート機能の利用」にチェックを入れる
3.「OK」をクリックして完了

オートコンプリート機能On

※オートコンプリート機能の利用は、メール誤送信のリスクがあるため、誤送信しないように、アドレス帳をしっかり整理しておくことをオススメします。
 個人的には、会社名+氏名+”様”としています。(例:ABC株式会社 佐藤一郎様)
 メリットは2つあります。
 メリット1:表示名は相手方にも見えますので、丁寧に様を付与することで相手への印象が良くなります。
 メリット2:会社名、氏名、メールアドレスのどの項目でも検索ができる

オートコンプリート機能を利用できない場合

会社によっては、誤送信防止のためにオートコンプリート機能を利用できないようにしている会社もあると思います。
その場合には、連絡先に登録している名前やメールアドレスの一部を入力してから、[Ctrl] + [K]を利用します。
すると、候補が1つしかない場合には、メールアドレスが自動で入力されますし、複数の候補がある場合には、複数の候補が表示されます。

※Outlookには、アドレス帳が何種類かありますが、キーワードは1つのアドレス帳からしか候補が出ません。
 また、アドレス帳には優先順位があり、キーワードは優先順位の高いアドレス帳から順番に見ていきます。
 そのため、優先度の低いアドレス帳に格納されているメールアドレスを呼び出したいのに、それよりも優先度の高いアドレス帳に同じキーワードにあると、自動表示されないので、ご注意ください。

宛先入力(オートコンプリート機能を利用しない時):ctrl + K

ワザ5:メールの送信もマウスを使わない

メールを送信する時、毎回マウスに持ち替えて「送信」ボタンをクリックしていませんか?

メールを送信する時は、[Ctrl] + [Enter]を使いましょう。
1通2秒以上の短縮が可能です。

メールの送信:Ctrl + Enter

Outlookメール効率化の裏技:番外編

番外編は、Outlookのワザではなく、PCの入力辞書の設定です。
「おつかれさまです。△△です。」
メールの冒頭にこんな文章をよく入れますが、毎回手入力するのは手間です。

Outlookに限らず、すべての文字入力のソフトで使えるテクニックなので、是非利用すべきです。
こちらの記事で紹介しています。

キーボードの入力の手間を減らす方法
キーボードの入力の手間を減らす小技です。 それは、「よく使う単語を辞書登録する」です。 ん?と思われる方もいらっしゃると思いますので、具体例で説明します。 例えば、私が使っているのは、 「お世話になっております。」はよく使うので...

まとめ

今回の記事では、すぐに使えるOutlook効率化ワザを紹介しました。
が、最初に設定するだけで便利に使える機能などもたくさんあります。
他にも効率的なOutlookの利用方法を知りたい方は別の記事をご覧ください。

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