Outlook でメール送信時に件名や添付ファイルの忘れを警告する方法

Outlook 2010で、メールの送信時に、件名が未入力であったり、本文に「添付」という文字が入っているときに、添付ファイルがついていない場合に、添付忘れを確認するダイアログを表示できたらいいなあ、と思っていたら、できたのでメモです。
2007や2013のOutlookでも、同じ方法でできます。

メール送信時に件名や添付ファイル忘れをチェックする方法
VBAでマクロを作成する

VBAとかマクロと書いていますが、次のとおりすれば、それほど難しくありません
なお、Outlookのマクロには、デジタル証明書が必要だそうです。
もしくは、マクロのセキュリティレベルを下げる必要があります。
ただし、マクロのセキュリティレベルを下げるとウイルスに感染する危険性が高まってしまいます。
(私の場合は、セキュリティレベルを変えたくなかったため、デジタル証明書を作成しました。)
※デジタル証明書の発行方法も下記に記載しています。


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送信先アドレスと添付忘れを確認するマクロの作成方法

0.下準備

下準備として、個人のデジタル証明を作成します。
個人のデジタル証明の作成方法は、以下のとおりです。

[スタート]-[すべてのプログラム]-[Microsoft Office]-[Microsoft Office ツール] にある[VBA プロジェクトのデジタル証明書] を起動します。
[デジタル証明書の作成] ダイアログの [証明書の名前] に自分の名前を入力します。
[OK] をクリックします。


1.マクロを作成する

1.リボンに「開発」が表示されていないときは、「表示」リボンの文字の上で右クリック
→「リボンのユーザー設定」をクリック。
→「Outlookのオプション」画面の右側の□開発をチェックON。
→OKをクリック。

2.リボンの「開発」をクリックし、「Visual Basic」ボタンをクリック。

3.「Microsoft Visual Basic fo Applications – Project1」という画面が表示されるので、
→画面左側のProject1の+ボタンをクリック。
→Microsoft Outlook Objectsの+ボタンをクリック。
→ThisOutlookSessionをダブルクリック。
→画面右側に「Project1 – ThisOutlookSession(コード)」というウィンドウが表示されるので、その中に以下のソースをコピペします。
以下のソースは、「Outlook でメール送信時に件名や添付ファイルのチェックを行う方法」からの引用です。

‘—- ここから —-
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)

Dim strSubject As String
Dim strBody As String

strSubject = Item.Subject ‘件名
strBody = Item.Body ‘本文

‘ 件名チェック
If Trim(strSubject) = “” Then
If MsgBox(“件名を忘れている可能性があります。本当に送信しますか?”, vbYesNo + vbExclamation) = vbNo Then
Cancel = True
Exit Sub
End If
End If

‘ 添付ファイルチェック
If InStr(strSubject & strBody, “添付”) > 0 And Item.Attachments.Count = 0 Then
If MsgBox(“添付ファイルを忘れている可能性があります。本当に送信しますか?”, vbYesNo + vbQuestion) = vbNo Then
Cancel = True
Exit Sub
End If
End If

End Sub
‘—- ここまで —-


2.マクロにデジタル証明書を設定する

次に、マクロにデジタル証明書を設定します。

[ツール]-[デジタル署名] をクリックします。
[選択] をクリックし、[証明書の選択] で先ほど作ったデジタル証明書を選択し、[OK] をクリックします。
Ctrl+S キーを押し、マクロを VbaProject.OTM として保存します。


3.Outlookを再起動する

ここまでできたら、Outlookを再起動します。
再起動すると、次のような画面が出て、先ほど設定したデジタル証明書を信頼しますか、というダイアログが表示されます。
ここで、この証明書を常に信頼するように設定します。

マクロの発行者の信頼性の確認

マクロの発行者の信頼性の確認




以上で、メールの送信時に、件名が未入力であったり、本文に「添付」という文字が入っているときに、添付ファイルがついていない場合に、添付忘れを確認するダイアログを表示されます。

自分にメールをしてみるなど、テストをしてみてください。

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